As viagens de negócios são um componente importante na gestão de empresas.
Avanços na tecnologia, como reuniões virtuais e transferência digital de
documentos, são uma grande vantagem para o mercado de viagens de hoje, mas
muitas empresas contam com encontros pessoais e redes globais.
Gerenciar os preparativos de
viagens corporativas
da equipe tornou-se uma consideração cada vez mais importante, à medida que as
empresas lidam com restrições orçamentárias, aumento dos custos de viagens e
disponibilidade limitada nos principais destinos de negócios.
Neste artigo vamos te ajudar a entender como funcionam e o que é preciso no
planejamento das viagens corporativas, além da importância e dicas para fazer
o gerenciamento das despesas.
Como funcionam as viagens corporativas?
As viagens corporativas funcionam da seguinte maneira: um funcionário viaja em
nome da empresa para se reunir com pessoas com objetivo de construir ou
propagar seu negócio, ou quando eles viajam para vender seus produtos ou
treinar pessoas sobre como usá-los.
Portanto,
se você possui ou trabalha para uma empresa que tem funcionários viajando a
negócios, isso é uma viagem corporativa, independente da frequência ou
destino. Mas essa é uma área em que a maioria das empresas enfrenta dificuldades.
Mesmo se você achar que está tudo sob controle, ainda pode te custar muito
tempo e esforço apenas para lidar com tarefas que deveriam ser simples. Há
voos para reservar, acomodações para providenciar e uma lista interminável de
despesas e tarefas diversas para manter em controle.
Mas apesar das dificuldades, as viagens a trabalho podem ser altamente
produtivas e um prazer para os funcionários, e devem ser uma forma de expandir
sua rede, aumentar a exposição de sua empresa e criar experiências duradouras.
E seja qual for o motivo do deslocamento, se não houver diretrizes em vigor,
isso pode custar à sua empresa mais dinheiro do que deveria. Por isso é
importante que a empresa planeje perfeitamente tudo relacionado às viagens
corporativas. Veja como, logo abaixo.
Viagens corporativas: dicas de planejamento
Estar por dentro da política de viagens corporativas da empresa é o primeiro
item do planejamento que o RH ou gestor deve cumprir, já que
estar de acordo com a organização é essencial. Feito isso, você pode
seguir as dicas a seguir:
-
Realize a reserva do avião ou aluguel de carro pensando na jornada porta a
porta, comparando o tempo de viagem com o custo e a conveniência; - Escolher o tipo de acomodação e verifique as políticas de hotel;
-
Criar um itinerário que facilite todo o processo, desde o tempo gasto no
deslocamento, os nomes das pessoas que você vai encontrar, até suas reservas
de viagens e endereço de hotel; - Faça uma pesquisa do destino para evitar riscos desnecessários;
-
Não se esqueça de separar a documentação. Viajar entre países, por exemplo,
exige um passaporte válido e atualizado, passagens e, às vezes, um visto.
É importante lembrar que você pode se beneficiar fazendo o gerenciamento de
viagens corporativas. Existem empresas de gestão de viagens corporativas que
são usadas por organizações para ajudar a administrar a estratégia de viagens
de negócios. Vamos falar mais sobre isso a seguir.
Qual a importância da gestão de viagens corporativas?
Fazer a gestão das viagens corporativas
é importante para gerenciar e compreender totalmente informações que ajudam
a identificar áreas onde você pode economizar dinheiro, gerenciamento de contas para fornecer conselhos e pacotes de revisão
abrangente, além do rastreamento para ajudar a cumprir suas obrigações de
requisitos de cuidados.
Simplificando, o gerenciamento de viagens é a estrutura que uma empresa possui
para supervisionar e facilitar as viagens de negócios. Isso inclui os
processos de
planejamento de uma viagem
para reserva e pagamento de tudo o que for necessário, e as aprovações e
documentos necessários para garantir a conformidade.
Algumas empresas terceirizam isso para agências de viagens especializadas.
Outros trazem gerentes de viagens dedicados. E há ainda a opções de
automatizar grande parte do gerenciamento de viagens, utilizando um cartão
viagem, por exemplo, o que é melhor para todos na empresa. Veja as vantagens
em fazer a gestão de viagens corporativas.
Eficiência
Globalmente, as viagens corporativas estão aumentando e, para muitas empresas,
uma força de trabalho móvel ainda é um grande investimento. O gerenciamento
dessas viagens se concentra em aumentar a economia de custos ao lado de
relatórios aprimorados para fornecer eficiência futura.
Satisfação do funcionário
Fazer a gestão de viagens corporativas também pode aumentar a satisfação do
funcionário. Com um trabalho administrativo menos demorado para adicionar à
lista, seu funcionário tem mais tempo produtivo para trabalhar no negócio
principal.
Organização
As políticas de viagens corporativas são importantes porque permitem que as
empresas controlem os custos de envio de funcionários em viagens de trabalho e
permitem que as empresas tenham algum controle sobre a
experiência de viagem
e segurança do funcionário.
Uma política de viagens típica cobrirá itens como quais fornecedores os
funcionários devem usar, como eles devem reservar a viagem, quais custos são
cobertos por um cartão viagem e como funciona o reembolso.
O que é um sistema de gestão de viagens corporativas?
Como o nome sugere, esses sistemas ajudam as empresas a gerenciar viagens. O
objetivo desses sistemas é
supervisionar, regular e coordenar as atividades de viagens e despesas dos
funcionários de uma empresa.
Essas são tarefas em grande parte manuais que normalmente seriam feitas por
administradores de escritório ou talvez por um gerente de viagens dedicado em
uma empresa.
Com um sistema de gerenciamento de viagens, esse trabalho pode ser
simplificado ou totalmente automatizado. O objetivo é liberar a equipe para um
trabalho mais valioso do que monitorar os planos de viagem de outras pessoas.
Eles podem ter ferramentas criadas especificamente para o serviço, como o caso
do cartão viagem, em que todas as despesas ficam concentradas em um só lugar.
E caso falte saldo no cartão, é rápido e fácil colocar mais créditos por meio
de um Portal de Serviços Online.
Assim, a empresa não se preocupa com reembolso ou pagamentos antecipados em
conta corrente ou ainda, adiantamentos em espécie, e nem o seu funcionário tem
que tirar do bolso e aguardar o ressarcimento. Ou seja, é melhor para os dois
lados.
Portanto, se as viagens desempenham um papel importante na gestão de seus
negócios, pode valer a pena considerar a possibilidade de fazer o
gerenciamento de viagens corporativas. Dessa forma, é possível controlar as
despesas incorridas pela sua equipe.
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